1. Účel tohoto dokumentu
Tento dokument popisuje, jakým způsobem jako správce osobních údajů nakládáme s informacemi, které nám předáváte při návštěvě webu projektyplus.ink, při vyplnění kontaktních formulářů nebo v souvislosti s přípravou a realizací projektů v oblasti AI čatbotů a automatizace zákaznické podpory.
Zpracování osobních údajů se řídí zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, tzv. GDPR) a souvisejícími předpisy České republiky.
2. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme
Rozsah zpracování závisí na tom, jakým způsobem s námi komunikujete a jaký je charakter spolupráce. Typicky jde o následující okruhy údajů:
2.1 Údaje z kontaktních formulářů a komunikace
- jméno a příjmení,
- pracovní e-mail a telefonní číslo,
- název společnosti a pozice,
- informace, které uvedete v textu zprávy nebo během vzájemné komunikace.
Tyto údaje nám umožňují reagovat na váš dotaz, připravit návrh spolupráce a udržovat přehled o probíhajících projektech.
2.2 Údaje z běžné obchodní spolupráce
- identifikační a kontaktní údaje zástupců klienta,
- informace o sjednaném rozsahu služeb a jejich průběhu,
- zápisy z jednání, poznámky k projektům a související dokumentace.
Tyto údaje jsou nezbytné pro přípravu a realizaci projektů a pro plnění smluvních povinností mezi námi a klientem.
2.3 Technické a logovací údaje z webu
- IP adresa a základní informace o zařízení a prohlížeči,
- datum a čas přístupu,
- zobrazené stránky a základní údaje o navigaci na webu.
Tyto informace využíváme zejména pro zajištění bezpečného a stabilního provozu webu projektyplus.ink a pro základní přehled o jeho používání.
2.4 Údaje z provozu AI čatbotů
V projektech pro klienty mohou být součástí dodávky AI čatboti nebo asistenti, kteří zpracovávají textové vstupy uživatelů. Rozsah a povaha zpracování vždy určuje konkrétní klient v roli správce.
Pokud v daném projektu vystupujeme jako zpracovatel osobních údajů, řídíme se pokyny klienta a uzavřenou smluvní dokumentací.
3. Účely a právní základy zpracování
Osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění konkrétního účelu. Nejčastěji jde o následující situace:
3.1 Reakce na váš dotaz
Pokud nás kontaktujete prostřednictvím formuláře nebo e-mailem, zpracováváme vámi poskytnuté údaje, abychom mohli odpovědět na váš dotaz nebo připravit návrh spolupráce.
Právním základem je oprávněný zájem správce na komunikaci se zájemci o služby a na navazování obchodních vztahů.
3.2 Plnění smlouvy a související povinnosti
V případě uzavření smluvního vztahu zpracováváme údaje nezbytné pro plnění povinností z uzavřených smluv a pro související administrativu.
Právním základem je plnění smlouvy uzavřené mezi námi a klientem a plnění povinností vyplývajících z právních předpisů.
3.3 Zlepšování webu a služeb
Základní technické informace o používání webu nám pomáhají pochopit, jaký obsah je pro návštěvníky relevantní a kde je třeba vylepšení.
Právním základem je oprávněný zájem na zajištění bezpečného provozu webu a na rozvoji našich služeb.
3.4 Plnění právních povinností
V některých případech jsme povinni určité údaje uchovávat a předávat podle relevantních právních předpisů, například v oblasti účetnictví a archivace dokumentů.
Právním základem je plnění právních povinností, které se na nás vztahují.
4. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro naplnění stanoveného účelu nebo po dobu, kterou vyžadují právní předpisy. Orientačně platí:
- údaje z kontaktních formulářů a e-mailové komunikace typicky po dobu aktivní komunikace a následně po omezenou dobu pro doložení průběhu kontaktu,
- údaje související se smluvním vztahem po dobu jeho trvání a po dobu, kterou vyžadují právní předpisy pro archivaci dokumentů,
- technické logy z webu po dobu nezbytnou k zajištění bezpečnosti a provozu,
- údaje z projektů, kde vystupujeme jako zpracovatel, podle podmínek sjednaných s konkrétním klientem.
5. Příjemci osobních údajů
S osobními údaji pracujeme především interně. V některých případech využíváme služby specializovaných partnerů, kteří nám pomáhají se zajištěním provozu a rozvoje našich řešení.
Typicky může jít o:
- poskytovatele hostingových a cloudových služeb,
- poskytovatele nástrojů pro správu projektů a týmovou komunikaci,
- externí odborníky, kteří se podílejí na realizaci konkrétních projektů.
Se všemi partnery, kteří zpracovávají osobní údaje naším jménem, máme uzavřené odpovídající smluvní dokumenty zajišťující ochranu údajů podle platných předpisů.
Osobní údaje nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii, pokud to není nezbytné pro konkrétní projekt. V takovém případě postupujeme podle pravidel stanovených právními předpisy pro předávání údajů mimo EU.
6. Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte řadu práv, která můžete uplatnit. Rozsah práv se může lišit podle konkrétní situace a právního základu zpracování.
6.1 Právo na přístup a opravu
Máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, máte právo na přístup k těmto údajům a na informace o zpracování.
Pokud zjistíte, že údaje jsou nepřesné nebo neúplné, můžete požádat o jejich opravu nebo doplnění.
6.2 Právo na omezení a výmaz
Za určitých okolností můžete požadovat omezení zpracování, případně výmaz osobních údajů, pokud pominul účel zpracování nebo pokud zpracování probíhá v rozporu s právními předpisy.
Výmaz nelze provést tam, kde máme povinnost údaje dále uchovávat podle právních předpisů nebo oprávněných zájmů.
6.3 Právo vznést námitku
Pokud zpracováváme osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo proti takovému zpracování vznést námitku. V takovém případě zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro další zpracování.
6.4 Právo podat stížnost
V případě, že se domníváte, že zpracování vašich osobních údajů je v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu.
V České republice je dozorovým úřadem Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
Své požadavky a dotazy můžete kdykoliv směřovat na e-mail [email protected]. Odpovědi poskytujeme bez zbytečného odkladu a v zákonných lhůtách.
7. Automatizované zpracování a využití AI
Naše projekty jsou zaměřené na konverzační AI a automatizaci vybraných kroků v zákaznické podpoře. Při návrhu řešení klademe důraz na transparentnost a možnost zapojení člověka v situacích, kde je to vhodné.
- AI asistenti obvykle působí jako první úroveň komunikace a v případě potřeby předávají konverzaci operátorovi,
- konkrétní nastavení a pravidla vždy vychází z dohody s klientem a zohledňují charakter jeho služeb,
- v projektech, kde vystupujeme jako zpracovatel, jsou podrobnosti o zpracování popsány v dokumentech klienta (např. interní zásady nebo dokumentace pro zákazníky).
Nepřijímáme bez zapojení člověka rozhodnutí, která by vyvolávala významné právní účinky vůči subjektům údajů nebo je obdobným způsobem zásadně ovlivňovala, pokud by takové zpracování nebylo výslovně dohodnuto a dostatečně popsáno.
8. Změny tohoto dokumentu
Tuto stránku můžeme průběžně aktualizovat, aby odrážela vývoj našich služeb, použité technologie a požadavky právních předpisů. Aktualizovaná verze je vždy dostupná na adrese https://projektyplus.ink/privacy.html.
Datum poslední aktualizace: leden 2025.